Spesen für LKW-Fahrer:innen

(Bild: Sebastian Nagel)

Bare Münzen auf der Stulle

In diesem Blog beantworten wir einige Fragen zum Thema Spesen.

Wie viel bekommt man? Was sollen sie abdecken? Hat man ein Recht auf seine Spesen?

Gerade wenn man eine neue Stelle antritt, Verhandlungen zu Konditionen anstehen, hilft es, wenn man weiß, worauf man achten muss.

 

Was sind Spesen?

Was sind Spesen? Auch bekannt unter dem gedehnten Begriff: Verpflegungsmehraufwand. Spesen bedeuten eine Vergütung der Kosten, die anfallen, wenn man weder zu Hause noch an seinem Arbeitsplatz arbeitet.

Für LKW-Fahrer:innen bedeutet das natürlich, anfallende Kosten, wenn sie auf Achse sind. Spesen sollen Kosten decken, die bei der Verpflegung fürs Parken und Übernachten anstehen, damit die Fahrer:innen das nicht aus eigener Tasche bezahlen müssen. Das zumindest ist der Gedanke dahinter. Dass das nicht ganz aufgeht, wissen wir alle.

Es sind steuerfreie Gelder, die vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlt werden können, erfahren wir auf Trucker.de. Für LKW-Fahrer:innen soll es Kosten decken und kann unter Umständen das Gehalt aufbessern. Denn verpflichtet ist man nicht, die gezahlten Spesen auszugeben oder nachzuweisen.

Die Spesen werden meistens in Pauschalsätzen ausgezahlt, in sogenannten Spesensätzen.

Was sind Spesensätze? Da das Finanzamt wenig Lust hat, sämtliche Spesenbelege nachzuprüfen, hat man der Einfachheit halber Spesensätze bestimmt. Das sind Pauschalbeträge, die der Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer aushändigen kann. Dafür gibt es zwei verschiedene Sätze, die sich nach der Zeit richten, in der man unterwegs ist.

Wenn man länger als 8 Stunden außerhalb arbeitet, bekommt man in Deutschland pro Tag 14€ als Spesensatz. Dauert die Abwesenheit von zu Hause und dem Arbeitsplatz länger als 24 Stunden, bekommt man 28€. Diese Sätze gelten seit dem 1. Januar 2020.

Da man auch gezwungen ist, irgendwo zu übernachten und in den meisten Fällen einen Übernachtungsplatz zu bezahlen, gibt es außerdem eine Übernachtungspauschale von 8€.

Wenn man im Ausland unterwegs ist, passen sich diese Spesensätze dem jeweiligen Land und den Preisen vor Ort an. Auf Fleetgo findet man eine Liste der Spesen, die man bekommt, wenn man im Ausland unterwegs ist.

Wenn man mehrere Länder passiert, wird der Tagessatz durch das letzte Land bestimmt, durch das man hindurch gefahren ist. Wenn man zum Beispiel eine endlose Tour durch Mazedonien fährt und letztlich in Albanien anlangt, bekommt man einen Spesensatz von 30€; den Spesensatz, der ab einer Arbeitszeit von über 24 Stunden für Albanien gilt.

Eine besondere Regel gilt, wenn man nach einer Auslandstour wieder in Deutschland ankommt, dann bekommt man trotzdem den Auslandssatz. Da man ja einen Großteil seiner Arbeitszeit dort verbracht hat. Und wenn man sich verpflegen musste, auf die dortigen Preise angewiesen war. 

Was sollen die Spesen abdecken? Die Spesen sollen nicht für alles aufkommen, was man über den Tag hin isst. Sie sind kein Verpflegungsvollaufwand, sondern ein Verpflegungsmehraufwand. Sprich, alles, was zusätzlich zur normalen Ernährung hinzukommt, wird vergütet.

Essen würden die LKW-Fahrer:innen ja ohnehin. Da das Leben auf der Straße jedoch teurer ist, geben sie mehr aus, als sie unter alltäglichen Bedingungen im Supermarkt ausgeben würden. Denn oft reicht die Zeit nicht, von der Autobahn abzufahren, um einen günstigen Supermarkt zu finden. Abgesehen davon, dass kein Supermarkt Parkplätze für 40-Tonner anbietet.

Man bekommt einen sehr guten Überblick über das Thema Spesen durch ein Video des Logistikkanals.

Eigentlich eine runde Sache. Trotzdem hat sie manchmal ihre Kanten und Ecken. Die schauen wir uns im Folgenden an.

 

Teile der Spesen, die nicht recht aufgehen

Sind Unternehmen verpflichtet, Spesen zu zahlen? Nein. Das lässt sich ganz klar und ohne Umschweife beantworten. Verpflichtet sind Unternehmen nicht. Obwohl Kosten ja in jedem Fall anfallen: Parkgebühren, Toilettengänge und Übernachtungskosten. 

Wenn der Arbeitgeber nicht zahlt, kann man sich das Geld von der Steuer wiederholen. Angegeben als Werbekosten. Das ist natürlich aufwändig und bringt nicht so viel wieder wie die Pauschale, erfahren wir durch Trucker.de. Dort wurde nachgerechnet (allerdings noch mit einem Tagessatz von 12 Euro), dass von den Spesensätzen nicht mehr wiedergeholt werden kann als 4 Euro pro Tag. Das ist natürlich viel weniger und deckt mit Sicherheit nicht das, was man zuvor ausgegeben hat.

Man bekommt dann nur etwas wieder von den Steuern, die man ohnehin gezahlt hat. Deshalb fällt diese Rechnung bei Verheirateten und Menschen mit Kindern noch geringer aus, da sie weniger Steuern zahlen.

Es ist daher gut und von Vorteil, dass sich das System mit den Spesensätzen, die der Arbeitgeber zahlt, in den meisten Betrieben durchgesetzt hat. Denn auf diese Sätze gibt es keine Steuern und sie decken bereits einen wesentlichen Teil dessen, was an Kosten auf einen zukommt; wenn auch nicht alles.

Unternehmen tun gut daran, LKW-Fahrer:innen etwas zu bieten. Denn der Fachkräftemangel in der Branche ist ein allen bekanntes Problem. Auch darüber haben wir bereits in einem Blog geschrieben: Jobs im Gütertransport.

Es gibt aber doch Fälle, wo Arbeitgeber versuchen, einen Gewinn für sich bei den Spesen ihrer Mitarbeiter:innen herauszuschlagen.

Mehr als der Spesensatz: Manche Arbeitgeber greifen scheinbar tief in die eigene Tasche und zahlen sogar mehr Spesen als der vom Finanzamt festgesetzte Spesensatz. Das sieht erstmal gut aus, schlägt aber ins Gegenteil um. Denn auf alles, was über dem Spesensatz liegt, fallen Steuern an. Na, klar! Satte 25%.

Spesen mit dem Lohn ausbezahlt: Manche Arbeitnehmer schlagen die Spesen direkt auf die Lohnzahlung drauf. Das sieht erstmal super aus. Ein sehr hoher Lohn! Das Gefühl wird noch dadurch verstärkt, dass auf die als steuerfrei deklarierten Spesen keine Steuern anfallen. Das täuscht.

Manche Arbeitgeber nutzen diese Täuschung, um den eigentlich niedrigen Lohn zu kaschieren. Getäuscht dadurch, dass alles auf einem Gehaltscheck steht, neigt man dazu zu glauben, beide Summen seien Teil des Lohns. Auf Qonto.com erfahren wir, dass durch den geringen Lohn auch wenig Sozialabgaben zustande kommen. Das wird man dann spüren, wenn man krank wird oder in Rente geht. Dann wurde nämlich gar nicht so viel eingezahlt, dass es einem eine sichere und unbeschwerte Zeit bescheren würde.

Außerdem werden diese Spesen nur gezahlt, wenn man wirklich arbeitet. Wenn man krank ist oder im Urlaub, bekommt man die Spesen nicht. Dann sieht der Gehaltscheck plötzlich ganz anders aus.

 

Fazit

Der beste Weg, so viel wie möglich von seinen Spesen zu haben, sind die Auszahlungen der Spesensätze. Sie sind steuerfrei und täuschen einen nicht über die Höhe des tatsächlichen Lohns hinweg.

 

Wie kommt ihr an eure Spesen? Reichen sie im Arbeitsalltag aus?